Häufig gestellte Fragen

ShootHive ist ein Produktions-OS für Foto- und Videostudios. Es ersetzt die verstreuten Tabellen, Google Docs und Chat-Threads, mit denen die meisten Teams Shootings planen, Crew und Talents verwalten, Budgets erstellen und Releases ablegen — und führt alles in einem Workspace zusammen.

Für Foto- und Videoproduktionsteams jeder Größe: vom freiberuflichen Fotografen, der ein paar Shootings im Monat durchführt, bis zum Studio mit mehreren Produzenten, Retuscheuren und festen Agenturkunden. Wenn Sie Ihren Lebensunterhalt mit Shootings verdienen, ist ShootHive für Sie gemacht.

Ja. ShootHive ist live und wird heute schon im echten Produktionsalltag genutzt — registrieren Sie sich und starten Sie sofort mit Ihren Shootings. Ein einzelner Operator erhält das gesamte Produkt kostenlos; Teams zahlen einen pauschalen Preis pro Operator. Es gibt keine Warteliste und keine Vorschau-Schranke.

Legen Sie ein kostenloses Konto an, und schon sind Sie dabei — keine Karte, kein Verkaufsgespräch. Ein Operator hat das vollständige Produkt kostenlos, also können Sie ein echtes Projekt einrichten, ein Shooting in den Kalender setzen und Ihre Crew einladen, bevor Sie überhaupt entscheiden, ob sich ein zweiter, kostenpflichtiger Operator lohnt.

Ja. Die Live-Demo öffnet mit einem Klick einen gemeinsamen, vorausgefüllten ShootHive-Workspace — Beispielprojekte, Shootings im Kalender, eine Crew mit Tageshonoraren, signierte Releases und Budgets — ganz ohne Registrierung. So sehen Sie am schnellsten, wie alles zusammenspielt, bevor Sie selbst etwas anlegen.

Die Arbeit ist in drei Ebenen verschachtelt: Ihre Organisation enthält Projekte, und jedes Projekt enthält Shootings. Ein Projekt ist die Kampagne oder der Kundenauftrag; ein Shooting ist eine einzelne Produktionssession — Foto oder Video — mit eigenem Datum, Ort, eigener Crew, eigenem Budget und eigenen Dokumenten. Die meisten Teams haben mehrere Projekte gleichzeitig laufen, jedes mit eigenen Shootings.

Ja. Shootings, Holds und Team-Verfügbarkeit synchronisieren sich mit Google Calendar, Outlook und jedem iCal-kompatiblen Kalender, sodass Produzenten überall denselben Zeitplan sehen. Sie können außerdem einen schreibgeschützten Feed veröffentlichen für alle, die nur die Termine im Blick behalten müssen.

Personen stehen im Mittelpunkt. Crew, Freelancer und Talents haben jeweils ein Profil, und Sie buchen sie mit einer Rolle und, wo relevant, einem Tageshonorar auf bestimmte Shootings. Tageshonorare fließen direkt ins Shooting-Budget ein, sodass Besetzung und Kosten an einem Ort bleiben statt in zwei Tabellen.

Ja. Orte sind wiederverwendbare Datensätze mit eigenen Details, Notizen und Anhängen. Sie hängen einen Ort an ein Shooting, halten Zugang und Logistik an einer Stelle fest und nutzen denselben Ort für künftige Shootings wieder, ohne etwas erneut einzugeben.

Nein. Sie zahlen nur für Operator — die Personen, die den Produktionsalltag steuern. Freelancer und Talents, die Sie auf Shootings buchen, zählen nie in Ihre Rechnung und brauchen keinen kostenpflichtigen Platz, mit wie vielen Sie auch arbeiten.

Ja. Der Organisations-Owner erhält ein Dashboard mit Shooting-Umfang, Drehtagen, geplanten gegenüber tatsächlichen Ausgaben und Handlungsbedarf — Shootings ohne Produzent oder Budget, nicht bestätigtes Team, nicht unterschriebene Freigaben, in der Post blockierte Arbeit und überfällige Zahlungen. Es entsteht aus den Shootings und Budgets, die Sie ohnehin pflegen, ganz ohne separate Berichte.

Ja. Releases, Verträge und NDAs sind eigenständige Dokumente, keine an ein Shooting angehängten Dateien. Sie können Vorlagen pro Locale und Nutzungsart erstellen, sie zur parallelen oder sequenziellen e-signature versenden und signierte Dokumente direkt an das Shooting anhängen, zu dem sie gehören.

Ja. Senden Sie ein Model-Release, einen Vertrag oder ein NDA an eine oder mehrere Personen und holen Sie die Unterschriften direkt im Browser ein — parallel, wenn alle gleichzeitig unterschreiben können, oder in fester Reihenfolge, wenn eine Unterschrift auf die andere folgen muss. Unterzeichner öffnen einen eingeschränkten Link und brauchen kein ShootHive-Konto.

Ja. Erstellen Sie eigene Dokumentvorlagen und nutzen Sie sie über Shootings hinweg wieder. Eine Vorlage lässt sich pro Locale und pro Nutzungsart vorbereiten, sodass der richtige Wortlaut die richtige Person erreicht, ohne das Dokument jedes Mal neu aufzubauen.

Signierte Dokumente hängen am Shooting, zu dem sie gehören, und bleiben dort Teil seiner Akte. Weil ein Release an sein Shooting gebunden ist, kann ShootHive Ihnen sagen, wenn ein Shooting noch unsignierte Unterlagen hat — und es blockiert das Archivieren eines Shootings, solange die Dokumente nicht in Ordnung sind, damit nichts halb unterschrieben rausgeht.

Der Zugriff wird über granulare Berechtigungen gesteuert, nicht über Jobtitel. Berechtigungen sind nach Bereich definiert — Projekte, Shootings, Budgets, Dokumente — und nach Scope: eigene, Projekt, Shooting oder Organisation. So kann ein Produzent organisationsweiten Zugriff haben, während ein Freelancer nur die Shootings sieht, für die er gebucht ist. Der Server erzwingt jede Prüfung; die Einschränkungen gelten, selbst wenn jemand die Oberfläche umgeht.

Ja. Beschränken Sie die Rolle einer Person auf ein einzelnes Shooting oder Projekt, und mehr ist für sie nicht erreichbar — keine anderen Kunden, Shootings, Budgets oder Dokumente. So holen Sie einen Freelancer oder externen Mitarbeiter für einen einzelnen Auftrag dazu, ohne Ihren ganzen Workspace zu öffnen.

Ja. Jede Person kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App (TOTP) aktivieren, abgesichert durch einmalige Wiederherstellungscodes. Sobald sie aktiv ist, wird sie für den Zugang zu Workspace, Verwaltung und Kontoeinstellungen verlangt, und das Geheimnis wird verschlüsselt statt im Klartext gespeichert.

Der Zugriff wird schnell entzogen. Ein Mitglied zu entfernen, ein Konto zu sperren oder ein Passwort zu ändern, greift innerhalb von etwa 30 Sekunden über alle aktiven Sitzungen hinweg — es gibt kein langlebiges Token, das nach dem Entzug weiter funktioniert. Jede Person sieht zudem ihre aktiven Sitzungen und kann ein Gerät abmelden, das sie nicht mehr nutzt.

Ja. Sicherheitsrelevante Ereignisse — Anmeldungen, Passwort- und Zwei-Faktor-Änderungen, Sitzungsaktivität und Datenexporte — werden in einem reinen Anfügeprotokoll erfasst, das jede Person für das eigene Konto einsehen kann. Innerhalb einer Organisation werden Änderungen in einem Audit-Trail festgehalten, und jeder administrative Zugriff auf ein Konto wird sowohl dem Konto als auch dem Administrator zugeordnet, nie anonym.

Sie melden sich mit E-Mail und Passwort oder mit Google an und können darüber hinaus die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Zum Fundament: ShootHive ist auf den Standard OWASP ASVS Level 2 ausgelegt, Geheimnisse wie Zugriffstokens werden verschlüsselt gespeichert, der Datenverkehr nutzt gängige Security-Header, und Uploads werden anhand ihres Inhalts geprüft statt anhand des Dateinamens. Wenn eine bestimmte Maßnahme für Ihr Team wichtig ist, fragen Sie uns über die Kontaktseite.

Ihnen. Die Projekte, Shootings, Personen und Dokumente, die Sie in ShootHive einbringen, gehören Ihnen, und Sie können sie jederzeit mitnehmen. Das Geschäft von ShootHive ist das Abonnement pro Operator, nicht der Weiterverkauf Ihrer Daten, und wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, ist in der Datenschutzerklärung festgehalten.

Ja. Aus Ihrem Konto heraus können Sie Ihre personenbezogenen Daten als strukturierte, lesbare Datei selbst exportieren — kein Support-Ticket nötig. Das erfüllt das GDPR-Recht auf Auskunft und Datenübertragbarkeit, und es sind dieselben Daten, ob Sie prüfen, was gespeichert ist, oder sie woanders hin übertragen.

Ja. Sie können Ihr eigenes Konto in den Einstellungen löschen. Die Löschung anonymisiert Ihre persönlichen Angaben und beendet Ihren Zugang — sie ist dauerhaft, im Einklang mit dem GDPR-Recht auf Löschung. Wenn Sie der einzige Inhaber einer Organisation sind, bittet ShootHive Sie, die Inhaberschaft zuerst zu übertragen, damit der Workspace und Ihre Kollegen nicht im Stich gelassen werden.

Das alltägliche Löschen ist von Grund auf umkehrbar. ShootHive archiviert, statt hart zu löschen, sodass ein archiviertes Shooting oder Dokument wiederhergestellt werden kann und der Audit-Trail intakt bleibt — was zählt, wenn Releases und Unterschriften später Bestand haben müssen. Die echte Löschung ist davon getrennt und bewusst: Wenn Sie Ihr Recht auf Vergessenwerden ausüben, werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert statt einfach belassen.

ShootHive ist um die GDPR-Grundsätze herum gebaut — Datenminimierung, eine klare Rechtsgrundlage für personenbezogene Daten, Export und Löschung. Die Auftragsverarbeiter, auf die wir uns stützen, und wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, sind in der Datenschutzerklärung aufgeführt. Wenn Ihre Organisation besondere Anforderungen an die Datenverarbeitung hat, teilen Sie es uns über die Kontaktseite mit.

Sensible Angaben — etwa die Erscheinungsmerkmale oder die ethnische Herkunft eines Models, die für ein Release erfasst werden — werden als eigene, höhere Stufe behandelt. Sie zu lesen erfordert eine ausdrückliche Berechtigung, nicht den alltäglichen Zugriff, um Personen anzusehen, und diese Datenkategorie wird aus Logs und Analysen herausgehalten. Wer sie für die Unterlagen braucht, kann sie nutzen; alle anderen sehen sie nicht.

In Ihrer eigenen Cloud. ShootHive verbindet sich mit Ihrem Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive und indexiert die Metadaten — Namen, Ordner, wer was hochgeladen hat — während die Originaldateien in dem Speicher bleiben, den Sie ohnehin betreiben. Sie sind nie auf ShootHive angewiesen, um an Ihr Material zu kommen.

Nein. ShootHive hostet Ihre Originale nicht. Sie verbinden Ihren eigenen Google Drive, Dropbox oder OneDrive, und ShootHive indexiert die Metadaten — so bleiben Ihre Dateien dort, wo Sie ihnen bereits vertrauen, und Sie geraten nie in einen Lock-in.

Ihre Dateien bewegen sich nicht. Weil sie die ganze Zeit in Ihrem Cloud-Speicher liegen, rührt das Trennen eines Anbieters oder das Kündigen Ihres Tarifs nicht an ihnen — ShootHive stoppt nur die Indexierung. Sie behalten jedes Original genau dort, wo es war, in dem Konto, das Sie kontrollieren.

Ihr Speicheranbieter. Da die Originale in Ihrem Google Drive, Dropbox oder OneDrive liegen, richten sich deren Verschlüsselung, Zugriffsregeln und Aufbewahrung nach diesem Anbieter und Ihren dortigen Einstellungen. ShootHive verwahrt die Links und Metadaten, mit denen Ihr Team die Arbeit findet und ordnet, abgesichert durch dieselben Zugriffskontrollen wie der Rest Ihres Workspace.

Ja. Erstellen Sie ein Budget auf der passenden Ebene — Organisation, Projekt oder Shooting — mit Kostenkategorien und Positionen, und verfolgen Sie dann Plan gegen Ist. ShootHive führt Ausgaben und Einnahmen in einer GuV-Ansicht zusammen, sodass Sie sehen, ob ein Shooting oder Projekt wirklich Geld eingebracht hat — nicht nur, was es kosten sollte.

Ja. Honorare von Crew und Freelancern liegen als Positionen im Budget des Shootings, und das Tageshonorar einer Person fließt ein, sobald Sie sie buchen. Auch die Arbeitszeit fest angestellter Mitarbeiter lässt sich kalkulieren, sodass ein Budget zeigt, was die Arbeit wirklich kostet, nicht nur die bezahlten Rechnungen.

Ja. Erfassen Sie Zahlungen zu einem Budget — eingehend von Kunden, ausgehend an Crew und Lieferanten — und verknüpfen Sie eine Zahlung mit dem zugehörigen Dokument, etwa einer Rechnung. So bleiben das Finanzbild und die Unterlagen verbunden, statt in getrennten Werkzeugen zu liegen.

Nur die Personen, die Sie auswählen. Budgets, Zahlungen und GuV liegen hinter eigenen Berechtigungen, getrennt vom Rest eines Shootings. Ein Produzent kann ein Shooting planen und die Crew briefen, ohne die Zahlen zu sehen, während Finanzrollen das vollständige Bild bekommen — Sie entscheiden, wer Honorare und Summen sieht.

Ja. Sie laden den Umsatzbericht hoch, den Sie bei jeder Agentur herunterladen, und ShootHive führt ihn zu einem Umsatzbild zusammen — wie viel jede Agentur Ihnen pro Monat gezahlt hat. Das erneute Hochladen eines überlappenden Exports ist unbedenklich: bereits importierte Zeilen werden übersprungen, damit die Summen korrekt bleiben. ShootHive speichert nur die gelesenen Zahlen — Ihre Berichtsdatei wird nicht abgelegt; bewahren Sie Ihre Original-Exporte daher selbst auf.

Ein einzelner Operator nutzt das vollständige Produkt für immer kostenlos — keine Limits, keine Karte. Wenn Sie einen zweiten Operator hinzufügen, sind es pauschal 15 € pro Operator und Monat; der erste Operator ist immer kostenlos, und Talents und Freelancer zählen nie mit. Zahlen Sie jährlich und erhalten Sie zwei Monate gratis.

Ja, tatsächlich. Ein Operator erhält das gesamte Produkt — jede Funktion, keine Zeilenlimits, keine Testlaufzeit, keine hinterlegte Karte. Kostenpflichtig wird es erst, wenn Sie einen zweiten Operator hinzufügen, und selbst dann bleibt der erste kostenlos. Ein einzelner Fotograf oder ein Ein-Personen-Studio kann sein ganzes Geschäft unbegrenzt im kostenlosen Tarif führen.

Ein Operator ist ein kostenpflichtiges Mitglied, das in Ihrem Workspace die Produktion steuert — Sie, Ihre Produzenten, Ihre Koordinatoren. Talents und Freelancer, die Sie auf Shootings buchen, sind keine Operator: Sie zählen nie in Ihre Rechnung, mit wie vielen Sie auch arbeiten. Sie zahlen nur für die Personen, die den Alltag steuern.

Zahlungen werden sicher über Paddle, unseren Merchant of Record, abgewickelt — anfallende Steuern inbegriffen. Sie können jederzeit kündigen — Ihr Tarif bleibt bis zum Ende des Abrechnungszeitraums aktiv und wechselt dann zurück zum kostenlosen Solo-Tarif. Ihre Daten werden nie gelöscht.

Es wird nichts gelöscht. Wenn Sie kündigen, kehrt Ihr Workspace zum Ende des Zeitraums zum kostenlosen Solo-Tarif zurück — Ihre Projekte, Shootings, Dokumente und Ihre Historie bleiben genau so, wie sie waren. Fügen Sie später wieder einen Operator hinzu, machen Sie genau dort weiter, wo Sie aufgehört haben.

Ja. Die Inhaberschaft eines Workspace lässt sich an ein anderes Mitglied übergeben, was auch der Weg ist, wenn ein Inhaber gehen oder sein Konto schließen möchte. ShootHive lässt den letzten Inhaber sein Konto nicht löschen, ohne den Workspace zuvor zu übertragen, sodass eine Organisation nie ohne Inhaber dasteht.

Jedes Konto gehört zu einer Organisation. ShootHive ist auf einen einzigen Workspace pro Person ausgelegt, statt mehrere gleichzeitig zu jonglieren — das hält Zugriff, Abrechnung und Audit-Trail sauber. Wenn Ihre Situation wirklich mehr als einen braucht, teilen Sie es uns über die Kontaktseite mit, und wir besprechen es.

In Ihren Kontoeinstellungen können Sie Ihr Konto selbst löschen. Das anonymisiert Ihre personenbezogenen Daten und beendet Ihren Zugang, und es ist dauerhaft — wenn Sie also einen Workspace besitzen, übertragen Sie ihn zuerst. Brauchen Sie nur eine Pause, müssen Sie nichts löschen: Ein gekündigter Tarif fällt auf den kostenlosen Solo-Tarif zurück, und Ihre Daten bleiben erhalten.